Administratie onderdelen

Basis

We verzorgen jouw eigen online adresbeheer. Waar dan ook heb je toegang tot jouw adressenbestand. Je kunt zelf accounts aanmaken voor medewerkers en deze rechten geven om de adressen te beheren.

Nieuwe leden kunnen zich opgeven via jouw website. De administratie wordt per e-mail op de hoogte gesteld van hun aanmelding. De e-mail bevat een link naar de beheersinterface van de ledenadministratie, waarmee het lid actief kan worden gemaakt.

De volgende velden zijn beschikbaar:

• Titel
• Voorletter(s)
• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• M/V
• Telefoonnummer vast
• Telefoonnummer mobiel
• E-mail
• Straat
• Huisnummer
• Toevoeging
• Postcode
• Plaats
• Land
• Memoveld
• Geldig van / tot en met

Hierbij geldt het volgende:

• Ingevulde voorletters worden automatisch omgezet naar hoofdletters, gescheiden door een punt.
• De eerste letter van een ingevulde voor- en achternaam wordt automatisch omgezet in een hoofdletter.
• E-mailadressen worden op geldigheid gecontroleerd.
• Het huisnummer mag alleen cijfers bevatten, toevoegingen zowel cijfers als letters.
• De postcode wordt op geldigheid gecontroleerd, als het adres in Nederland is.
• Als default wordt Nederland ingevuld als land. Deze verschijnt niet op eventuele adresdragers.
• Het memoveld is een vrij in te vullen tekstveld, wat kan worden gebruikt voor allerlei soorten notities.
• Om verhuizingen goed te verwerken, heeft een adres optioneel geldigheidsdata.

Go2People gaat zorgvuldig om met jouw privacy. Wij bewaken je privacy en die van jouw leden. Al je gegevens zijn beveiligd door middel van een wachtwoord. De website wordt beveiligd via ssl (secure socket layer).

De gegevens zijn alleen zichtbaar voor jou, en voor mensen uit je organisatie die hiervoor toestemming hebben gekregen.

Wij gebruiken de adresgegevens niet om ongewenste reclame te sturen.

Misbruik van ons systeem wordt niet getolereerd en spammers zullen worden vervolgd.

De opslag gebeurt in een professionele database (PostgreSQL). Van de adresadministratie wordt iedere dag een back-up gemaakt. Deze is alleen bedoeld voor het herstel in het onwaarschijnlijke geval dat zich een storing voordoet.

Export naar Excel

Je kunt te allen tijde adressen exporteren naar Excel. Dit helpt om bijvoorbeeld mail merges te maken voor het verzenden van mailingen; je kunt selecties maken in Excel en eventueel adresinformatie delen met derde partijen. Uiteraard ben je hierbij gebonden aan de Nederlandse wet voor het omgaan met persoonsgegevens.

Eigen look & feel

Het adresbeheer wordt weergegeven in je eigen look&feel. De kleuren van het systeem zijn in jouw huisstijl en het logo staat bovenaan de pagina. De algehele uitstraling is alsof het hier gaat om een product van jouw bedrijf. Alleen in de colofon staat in klein lettertype een verwijzing naar Go2People opgenomen.

Optioneel kunnen wij een design op maat maken.

Eigen adresformaat

Als het standaard velden waarin een adres worden opgeslagen in jouw geval niet voldoet, dan bent je vrij om zelf eigen velden te kiezen waarin een adres wordt opgeslagen. Hieraan kunnen naar keuze extra controles worden toegevoegd.

Leden kunnen hun eigen adres wijzigen

Leden krijgen een inlogaccount, waarmee zij zelf hun eigen adresgegevens kunnen aanpassen. Je ontvangt per e-mail een bericht als dit gebeurt. Van de wijzigingen wordt een historie bijgehouden, zodat jij en je mede-beheerders deze altijd kunnen terugvinden.

Straat en plaats automatisch (Webservices)

Bij ieder adres dat wordt ingevuld, wordt automatisch de juiste straat en stad ingevuld op basis van postcode en huisnummer. Dit houdt jouw adresbestand zorgvuldig en netjes: straatgegegevens worden consequent gebruikt. Hiervoor maken we gebruik van de diensten van webservices. Je neemt zelf een abonnement bij webservices.

Inloggen en extra mogelijkheden

Leden kunnen inloggen en krijgen extra mogelijkheden. Je kunt bijvoorbeeld denken aan beveiligde bestanden, een forum, foto-albums etcetera.

Nieuwsbrieven (tekst)

Vanuit het systeem kan je jouw contacten aanschrijven. De mailing wordt in een platte tekst-email verstuurd. Uiteraard ben je hierbij gehouden aan de Nederlandse wet en dienen de aangeschrevenen hier vooraf toestemming voor te hebben verleend. Zie de anti-spamvoorwaarden die je kan downloaden van onze website.

Eigen opmaak nieuwsbrieven

Je kan een volledig opgemaakte nieuwsbrief versturen in eigen huisstijl. De nieuwsbrief is voorzien van afbeeldingen, kaders, in eigen lettertype etcetera. Deze kan naar gelijkenis van bijvoorbeeld jouw website worden opgesteld. Het uiterlijk wordt correct weergegeven in alle veelgebruikte e-mailprogramma’s. Voordat je de nieuwsbrief verstuurt, kan je een online preview bekijken of een test e-mail naar jezelf versturen. Aan de inhoud van de nieuwsbrief kan je tekst en plaatjes toevoegen.

SMS-en

Vanuit het systeem kan je SMS-en versturen naar jouw leden. Dit kan naar groepen of naar individuele leden toe. Een SMS stelt je in staat om op korte termijn, snel en adequaat, jouw leden voor te lichten.

Routebeschrijving in Google maps-link

Vanuit ieder adres kan rechtstreeks naar Google maps worden doorgeklikt. Hiermee zie je direct de geografische locatie van het adres en hiermee kan je ook direct een routebeschrijving verkrijgen.

Koppeling aan VoIP-systeem

Met een muisklik kan je een telefoongesprek starten. Je hoeft geen telefoonnummers meer in te toetsen of te onthouden.

Extra velden, flexibel naar keuze

Je kan zelf op ieder moment je adresgegevens aanpassen door extra velden toe te voegen of extra velden te verwijderen. In een dynamische werksituatie maakt dit je flexibel.

Adresdragers, etiketten printen (pdf)

Je hebt de mogelijkheid om adresdragers (op A5-formaat) uit te printen. De adresdrager is een pdf-bestand op A5-formaat, waarin het adres linksboven wordt weergegeven, zodat deze achter het venster van een vensterenvelop valt.

Maak je liever gebruik van etiketten, dan maken wij een pdf-bestand voor je waarin de adressen op een standaard-etiketformaat worden weergegeven, van linksbovenaf.

Documenten voor ingelogde medewerkers

Ingelogde medewerkers, of leden, hebben toegang tot bepaalde documenten, die voor buitenstaanders niet toegankelijk zijn.

Inschrijven bijeenkomsten

Leden kunnen zich inschrijven voor bijeenkomsten door een code in te voeren en in te loggen.

Eenmalig inlezen vanuit Excel

Al je adresgegevens worden eenmalig ingelezen vanuit een Excel, csv of sql-bestand. De data die je aanlevert is gestructureerd en bevat geldige adresinformatie. Voor het controleren van je adresbestand op geldigheid en het aanpassen van ongeldige data kunnen extra kosten worden gerekend.

Offertes maken / opstellen

Je kan zelf offertes opstellen, op basis van onderdelen waarvan je de prijs en omschrijving en BTW-percentage zelf invoert. De offertes worden bewaard en kan je uitprinten als office-document.

 

Facturatie

Facturen maken

Op basis van de door jouw vereiste specificaties, kan je facturen samenstellen. Go2People verzorgt een beheersinterface van waaruit jij de variabele informatie aan facturen kunt toevoegen. Naar keuze kan Go2People een factuurkenmerk aanmaken.

Facturen e-mailen (tekst)

Je kan facturen per e-mail naar klanten versturen. Dit gebeurt in platte tekst, zodat de e-mail door alle gebruikers goed te ontvangen en te lezen is.

Eigen opmaak e-mails

je kan facturen volledig opgemaakt versturen, voorzien van afbeeldingen, kaders, in eigen lettertype etcetera.

Facturen als pdf

Je kan facturen uitvoeren als pdf-bestand. Dit gebeurt in een overzichtelijke opmaak. De facturen zijn voorzien van je eigen logo, in de rechterbovenhoek. Het pdf-bestand is een professionele vorm waarin je facturen naar jouw klanten kunt mailen. Tevens kan je deze gemakkelijk printen.

Eigen opmaak  van pdfs

Je kan zelf een eigen opmaak aanleveren voor de facturen die je als pdf wilt downloaden. Deze wordt zo nauwkeurig mogelijk overgenomen in ons systeem. Het uiterlijk is dus volledig gecustomized.

Facturen geautomatiseerd aanmaken

Op basis van door jouw aangeleverde criteria, worden iedere dag automatisch facturen voor je klaargezet. Met een enkele muisklik kan je deze versturen per e-mail, of kan je deze printen. De facturen worden iedere ochtend om half zes voor klaargezet.

Herinneringen

Met een muisklik maak je een herinnering van een factuur.

Facturen posten

Wil je geautomatiseerd facturen per post versturen? Ook dit kan. Go2People verzorgt dit in samenwerking met een betrouwbare mailingpartner DMDR. je kan je eigen enveloppen aanleveren of dit in blanco (venster)enveloppen versturen. Het papier kan eenzijdig of tweezijdig bedrukt worden. Voor de precieze mogelijkheden, neem s.v.p. contact op met Go2People.

 

Verwerken bankbestanden

Uploaden betalingen

Je kan een bankbestand van de bank uploaden. Het bankbestand is een tekst- of csv-bestand van jouw bank in een standaardformaat. De bankmutaties die hierin staan worden ingelezen. Iedere regel wordt apart ingelezen en opgeslagen als betaling.

Automatisch koppelen

De betalingen kunnen automatisch aan facturen worden gekoppeld, op basis van het factuurkenmerk. De facturen worden dan gemarkeerd als betaald.

Handmatig koppelen

Eventueel kan je zelf de betalingen koppelen aan facturen, zodat deze worden gemarkeerd als betaald. Je loopt een voor een door de ongekoppelde betalingen heen en je kan hier op basis van bijvoorbeeld achternaam of postcode de juiste factuur bij zoeken.

 

Formulieren

Formulieren

Je kan naar believen formulieren samenstellen, die online worden getoond. De formulieren helpen je om op een overzichtelijke manier de informatie te verkijgen die jij nodig hebt van je bezoekers. Aan de formulieren kan je velden toevoegen voor: tekst, (gehele) getallen, e-mail, selectielijst, radioknoppen, aanvinkvakken en telefoonnummers.

Als een formulier is ingevuld en verstuurd, ontvang je een bericht per e-mail. Ook heb je de mogelijkheid om alle ingevulde formulieren te downloaden in een Excel-bestand. Dit geeft overzicht.

Online vragenlijsten

Je kan zelf vragenlijsten samenstellen, waarvan de resultaten in een Excel-bestand zijn te downloaden.

Prijzen

Een compleet adresadministratie-systeem leveren wij vanaf 21.990 euro exclusief BTW.

Overige vragen

Heb je nog overige vragen, of wil je weten of wij kunnen helpen in de online administratie van jouw adressen? Neem dan contact op met Go2People