MENU

Wim over planning


Voor ik begin: je kunt niet alles plannen. En, planningen zijn gedoemd om te falen. Er komt gauw iets onverwachts tussen of iets duurt veel langer dan je had gedacht.

Toch, zonder planning werken is nog veel erger. Je opereert dan in het donker en hebt totaal geen idee van wat je kunt halen en wat niet meer gaat lukken. Daarom is een planning maken altijd beter dan geen planning maken. Een planning is simpelweg de best mogelijke inschatting die je kunt doen. In dit blog vertel ik alles over planning en hoe ik dat aanpak.

In dit blog vind je:

Waarom maak je een planning?

Een goede planning vertelt je wat je gaat halen en wat niet. Het geeft je houvast en het stelt je in staat om prioriteiten te stellen. Het geeft je een indicatie van de hoeveelheid werk die je wilt doen en zorgt ervoor dat je op tijd anderen om hun input en hulp vraagt. Je hoeft geen afspraken meer last minute af te zeggen. Als je iets niet gaat halen, kun je op tijd hierover overleggen en het in orde maken.

Een actielijst maken

Zelf schrijf ik mijn actielijst voor de dag met pen en papier. Dit werkt voor mij nog altijd het beste. Als je het fijner vindt om met een actietool zoals Todoist of Google Tasks te werken, doe dat dan gerust. Houd vooral je actielijst bij op de manier die je zelf prettig vindt. Ik vind plannen op papier fijn, omdat ik dan iedere dag met een schone lei kan beginnen. En dat doe ik dus ook. 

Iedere dag start ik met een leeg A4 waarop ik de planning zet voor wat ik die dag ga doen. Ik begin met het opschrijven van de taken die in mijn hoofd zitten waarvan ik weet dat ze moeten gebeuren. Vaak zijn dit ook de belangrijkste taken. Daarna kijk ik in mijn agenda en noteer ik ook al mijn afspraken. Tenslotte gebruik ik mijn weekoverzicht, mijn actielijst van de vorige dag en mijn e-mail.

 

“Ik vind plannen op papier fijn, omdat ik dan iedere dag met een schone lei kan beginnen.”

 

Aan het einde van de dag eindig ik met een lijstje waarop de meeste taken (en soms zelfs alle!) zijn aangevinkt. Dit papiertje kan daarna weg! 🙂  Echter, ik  bewaar het nog 1 dag, want de acties die open zijn blijven staan, daar wil ik nog een keer naar kijken. Die gaan de volgende ochtend dus mee in de beoordeling. Sommige neem ik over op de lijst voor de volgende dag, andere besluit ik om te delegeren of te schrappen, of ik plaats deze op een lijst voor later. Die houd ik bij in Google Tasks.

Je e-mailinbox is niet je actielijst

Het gevaar bestaat dat als je even niet weet wat je moet doen, je in je e-mail gaat kijken. Afhankelijk van wat je omgeving doet, kun je op die manier jezelf goed bezig houden. Maar zijn de berichten in je inbox ook wel je belangrijkste dingen om te doen? Vaak niet!

Oefen erop dat als je even niet weet wat je moet doen, om dan juist niet in je inbox te kijken, maar op je actielijst.

Hoe controleer je je e-mail?

Voor mij werkt dit het beste: controleer niet te vaak op een dag je e-mail. Hoe minder vaak ik in mijn e-mail kijk, hoe productiever ik ben.

Als je je e-mail controleert, handel iedere e-mail dan zo snel mogelijk af. 

  • Als het weinig tijd kost, geef dan direct antwoord. 
  • Als het meer tijd kost, noteer dit als actie op je planning en ruim de e-mail op. Zelf gebruik ik Gmail en kies ik voor “Toevoegen aan Tasks” (heeft tegenwoordig zelf een icoontje) en dan archiveer ik de mail.
  • Als het onbelangrijk is archiveer ik deze direct. 

Het is wel belangrijk voor je goede relatie met je samenwerkingspartners dat wanneer je niet direct inhoudelijk op een e-mail kunt terugkomen, dat je dan laat weten dat je de e-mail goed hebt ontvangen en wanneer je hier wel op terugkomt.

Uren inschatten en inplannen

Terug naar de actielijst. Als je alle acties hebt opgeschreven, schat dan in hoeveel uur je met iedere actie bezig gaat zijn en zet dit achter de actie. Het gaat er niet om dat het exact hoeft te kloppen. Als je denkt tussen de twee en de drie uur, schrijf dan drie uur op. Je kunt beter te ruim schatten, dan te krap.

Ga vervolgens kijken wat er in je dag past. Een werkdag heeft normaalgesproken acht uur. Alle acties boven de acht uur bewaar je voor morgen.

Als ik veel acties heb zet ik een kopje ‘Morgen’ op mijn actielijst en plaats daar het te veel aan acties onder.

Nog even iets hierover. Je kunt op twee manieren werken met je werkdag. Je kunt vier tot zes uur inplannen aan acties en de rest van de uren leeglaten. Dan is er een goede kans dat het je lukt om aan het einde van de dag alle acties afgewerkt te hebben. Of je plant als rasoptimist alle acht uur vol. Maar, er zijn altijd onverwachte gebeurtenissen! En het lukt soms niet om alles binnen de geschatte tijd af te ronden. Stelregel is: als je 8 uur vol-plant, accepteer dan dat je slechts 70% van je acties kunt uitvoeren.

Maak daarin een keuze: of vier tot zes uur plannen en alles doen van je actielijst, of acht uur plannen en accepteren dat je aan het einde van de dag niet alles hebt uitgevoerd.

En wat ik al zei, een planning is een schatting. Er zijn van die dagen die als een stoomwals over je heen rijden en tja, dan lukt niks. En er zijn ook van die dagen als een wolkje, dat je zelfs je achturige actielijst ruim op tijd hebt afgewerkt en je vrolijk om je heen kijkt omdat je zojuist de wereld hebt veroverd. En zo is het.

 

“En er zijn ook van die dagen als een wolkje, dat je zelfs je achturige actielijst ruim op tijd hebt afgewerkt en je vrolijk om je heen kijkt omdat je zojuist de wereld hebt veroverd. En zo is het.”

 

Wat doe ik als eerst?

Herken je deze situatie: dat je zoveel te doen hebt dat je niet weet waar je moet beginnen? En dan soms gewoon maar wat gaat doen? Wat niet per se het handigste is achteraf?

Wat voor mij in zo’n situatie goed helpt is een simpel schema. Dit schema staat ook wel bekend als de Eisenhower matrix. Het is gebaseerd op het indelen van taken in urgent en niet urgent en helpt me om te bepalen wat ik het eerste ga doen. 

Sommige taken zijn urgent, dat wil zeggen dat ze onmiddellijke haast hebben. Andere taken zijn niet-urgent en hebben geen haast.

Dan zijn er taken die belangrijk zijn. En taken die niet belangrijk zijn.

In een schema kun je dit als volgt indelen:

 

Als ik te veel taken op mijn bord heb liggen, dan maak ik een schema. Ik zet een groot kruis op een A4 en ik som alle taken op, urgent en belangrijk gaat in het vierkant linksboven, niet-urgent en belangrijk rechtsboven, etcetera.

Welke doe je dan als eerste? Dat is makkelijk: de taken uit het vakje linksboven. En daarna? De belangrijke taken die niet urgent zijn.

En wat doe je dan met de onbelangrijke niet-urgente taken? Heel simpel: die doe je niet. Zet er maar een groot kruis doorheen. Als dit iets te hard overkomt, doe ze dan morgen of de volgende week en wees flexibel in je definitie van morgen of de volgende week.

Sommige taken zullen overigens wel belangrijk en urgent worden als je er zo mee omgaat. Welkom in het leven. 🙂

En.. zorg ervoor dat jij en je baas het in ieder geval eens zijn over de taken linksboven die je vandaag gaat doen. 

Het is allemaal te veel!

De Eisenhower matrix helpt me om in drukke situaties (waarin er letterlijk veel druk op me staat) overzicht te brengen en te houden. Als er te veel op je af komt, raak niet in paniek! Blijf kalm en teken de Eisenhower matrix.

En wat doe je als het vakje linksboven zo vol staat, dat het gewoon niet past? Kalm blijven hebben we al besproken. Kijk eerst of er niet toch zaken tussenstaan die je morgen kunt doen. Zo nee, maak een keuze.

Bel de minst dringende zaak of zaken af. Dat is dat waar het minste van afhangt, waar de minste druk achter zit, welke opdracht het minste belangrijk voor je is. Bel de klant en laat weten dat je het niet gaat redden en vraag of het goed is als het morgen gebeurt. 

Het komt namelijk sterker over als je ’s ochtends laat weten dat je het niet gaat lukken die dag, dan pas om half acht ‘s avonds.

Nog een tip: als je om uitstel vraagt, vraag voldoende uitstel dat je zeker weet dat het op tijd af is. Qua verwachtingsmanagement is het beter om in 1x om een week te vragen, dan 4x te bellen om wéér een dag uitstel te vragen.

Eisenhower: de belangrijkste les

De belangrijkste les die ik van Lauri heb geleerd in haar training New Time Management, is dat het de bedoeling is om het vierkant linksboven leeg te houden. Helemaal leeg dus, niks erin, nada noppes. Want als je goed plant, heb je ruim op tijd voor de deadline alles af. Dan hoef je je dus nooit te haasten. Welkom in het walhalla! 

Over de auteur

Wim Feijen | Algemeen directeur | +31 (0)6 111 13 316 |

'Aantrekkelijk, helder en doelgericht, dat zijn de websites die ik graag maak.'