MENU
Inschrijving Conferenties

Inschrijvingen voor bijeenkomsten en workshops!

De case van: Inschrijving Conferenties

In de Stichting Platforms vmbo werken docentenplatforms samen aan het vmbo en vormen zij één vmbo-gezicht en één gesprekspartner voor het vmbo-veld. Daarbij beheert Stichting Platforms vmbo een aantal websites waarop verschillende conferenties en bijeenkomsten worden aangekondigd. Om de aanmeldprocedure van deze bijeenkomsten overzichtelijk te houden, hebben wij één systeem gebouwd waarmee zij al deze verschillende inschrijvingen op een correcte wijze kunnen kunnen afhandelen.

'De vraag aan Go2people was: Een inschrijvingstool voor conferenties te gebruiken door verschillende organisaties met eigen huisstijl. Een professioneel product dat flexibel en praktisch toepasbaar is. Bij Go2people verstaan ze hun vak. Er is intelligent meegedacht en zorgvuldig gewerkt waarbij goed geluisterd werd naar de wensen van de klant. Planning is gehaald en in de nazorgfase is er gefinetuned in de praktijk. Erg blij met dit topproduct! '

Els Pessers Projectleider Online Communicatie

Vraag vanuit Stichting Platforms VMBO

Stichting Platforms VMBO beheert een aantal websites waarop verschillende conferenties en bijeenkomsten worden aangekondigd. Ieder van deze sites heeft een eigen inschrijfsysteem voor conferenties. Echter, geen van alle systemen functioneerden precies zoals zij dit in het ideale plaatje voor zich zien.

Daarom vroegen zij ons één systeem te maken waarmee vanuit iedere website de verschillende inschrijvingen op een correcte wijze konden worden afgehandeld.

Formulieren samenstellen

In het CMS is het mogelijk om inschrijfformulieren aan te passen per bijeenkomst. Middels zogeheten keuzevelden kan de beheerder velden toevoegen en benoemen in het formulier. Mogelijkheden hierbij zijn open tekstvelden van een of meerdere regels, velden waarin alleen een geheel getal of e-mailadres kan worden ingevoerd, selectievelden met pull-down en aanvinkvakjes (checkboxes) en uploadvelden waarin een bestand kan worden geüpload. Tevens kan worden aangegeven of velden verplicht of optioneel zijn.

Ook is het mogelijk om ieder formulier in een eigen lay-out te tonen. Bovendien is ieder formulier beschikbaar op een eigen url, zodat er gemakkelijk naartoe te linken is.

Workshop

Vaak worden op bijeenkomsten één of meerdere workshops gegeven. Het is erg belangrijk dat deelnemers zich apart kunnen inschrijven voor deze workshops tot een bepaald maximum bereikt is. Ook is het fijn als in beeld getoond wordt hoeveel plaatsen nog beschikbaar zijn.

In het CMS hebben wij daarom de mogelijkheid ingebouwd om workshops te koppelen aan het inschrijfformulier, zodat bezoekers zich apart kunnen inschrijven per workshop. Daarbij is er de mogelijkheid om per workshop een uitgebreidere omschrijving toe te voegen. Deze tekst wordt niet direct in beeld getoond aan de bezoeker, maar is als pull-down uit te klappen. Bovendien zijn de hoeveelheid beschikbare plekken per workshop in te stellen door de beheerder.

Facturatie via Moneybird

Ook qua facturatie kon het een en ander gestroomlijnd worden door bijvoorbeeld automatisch facturen uit te sturen. Om automatisch facturen aan te maken in Moneybird legden wij een koppeling vanuit de database van Inschrijving Conferenties naar het betaalsysteem van Moneybird.

Zodra iemand zich inschrijft wordt automatisch een contact gecreëerd in Moneybird. Vervolgens wordt hiervoor een factuur aangemaakt. Als laatste stap geven we de opdracht om deze per e-mail te versturen. We gebruiken hierbij het factuurkenmerk om hier duidelijk in aan te geven voor welk evenement of voor welke organisatie de inschrijving is.

Evaluaties

Tenslotte is er de optie om een feedback- en evaluatiesysteem te koppelen aan elke bijeenkomst. Dit feedback formulier wordt automatisch verzonden naar alle deelnemers van de bijeenkomst.

De vragen zijn aanpasbaar per evaluatie en per workshop en er kan gekozen worden uit open- en meerkeuzevragen.

Op basis van de ingevulde evaluaties kan een rapport in Excel of PDF gegenereerd worden, waarmee kan worden teruggekoppeld naar het Ministerie van OC&W of naar de diverse andere aanbieders van de bijeenkomsten.

Badges

Om het voor organisatoren nog makkelijker te maken, koppelden wij de inschrijvingsgegevens van deelnemers aan een dynamisch PDF-bestand die gebruikt kan worden om badges af te drukken en uit te snijden.

In dit bestand worden de gegevens van alle deelnemers direct  op de juiste plek geplaatst, eventueel zelfs met de workshops waarop zij zijn ingeschreven. Bovendien hebben alle badges automatisch dezelfde vaste breedte en hoogte, zodat deze gemakkelijk zijn af te drukken en uit te snijden.

Overzicht inschrijvingen

Per evenement is het mogelijk om de resultaten te exporteren naar een Excel-bestand via een handige knop in de back-end. Hierin staan alle deelnemers op alfabetische volgorde vermeld, inclusief alle velden die zij hebben ingevuld en de datum en tijdstip van de inschrijving.

Bekijk deze website

Wie heeft er aan deze case gewerkt?

Elmer Rikhof

Elmer Rikhof

Projectmanager
elmer@go2people.nl /
+31 0)20 737 0378

Nick de Dycker

Nick de Dycker

Django programmeur
nick@go2people.nl
+31(0)20 7370378

Tim Loots

Tim Loots

Wordpress Developer
tim@go2people.nl /
+31 (0)20 737 03 78

Wat kunnen wij voor jou doen?

Contactformulier
Bezig met versturen