Kennedy Van der Laan

Zicht op financiën met de Finance Tracker

Wat wij hebben gebouwd voor de Finance Tracker:

Juridische front runner

Advocatenkantoor Kennedy Van der Laan loopt graag voorop in de financieel juridische dienstverlening aan haar klanten en biedt hen daarom ook alle tools aan die op dit gebied voorradig zijn. Onder haar klanten bevinden zich multinationals die over de hele wereld actief zijn, zoals twee bekende fashionmerken.

Een kledingmerk werkt samen met een uitgebreid netwerk aan advocatenkantoren door heel Europa. Het gaat om specialistische advocatenkantoren die perfect op de hoogte zijn van de lokale wetgeving. Deze kantoren werken samen onder de leiding van Kennedy Van der Laan onder de noemer Customized Alliance.

Logo Kennedy van der Laan
Finance Tracker facturen

Digitale facturen

Om beter overzicht te hebben over de budgetten van de advocatenkantoren koos Kennedy Van der Laan voor twee verschillende systemen. Het kledingmerk in kwestie startte met een bestaand systeem. Hieraan waren echter twee nadelen verbonden: het was niet gemakkelijk aan te passen en de jaarlijks terugkerende kosten waren erg hoog.

Voor een tweede grote klant besloot Kennedy Van der Laan daarom om een nieuw systeem op maat te laten maken en schakelde ons in om voor hen de Finance Tracker te bouwen.

Alle aangesloten advocatenkantoren kunnen via dit systeem hun facturen indienen. Zij uploaden deze als PDF-bestand en voegen hier ook een digitale factuur bij. De digitale factuur is in het LEDES-formaat, een standaardformaat in de advocatenwereld. De factuur wordt vervolgens automatisch gelezen, gecontroleerd en aan de juiste zaak gekoppeld.

Goedkeuring

Op het moment dat een factuur te laat is ingediend, als deze een budget overschrijdt, of als er een verkeerd uurtarief in rekening wordt gebracht, wordt er automatisch een waarschuwing aan de factuur gekoppeld.

De waarschuwing helpt beoordelaars om een factuur goed te keuren of af te keuren. Iedere factuur wordt door tenminste twee mensen bekeken. Keuren alle beoordelaars de factuur goed, dan gaat deze mee in de eerstvolgende betalingsbatch.

Beoordelaars krijgen zowel via het systeem als per e-mail een bericht over wanneer er voor hen een factuur klaarstaat om goedgekeurd te worden. Deze factuur wordt door het systeem in een lijst weergegeven.

Finance Tracker goedkeuring facturen
Finance Tracker budgettering

Budgettering

Door te werken vanuit zaken met een vast budget worden de kosten overzichtelijk en beheersbaar. Advocatenkantoren vragen zelf zaken aan via het systeem en vragen hierbij ook een budget aan. Een nieuwe zaak wordt beoordeeld door zowel Kennedy Van der Laan als ‘het kledingmerk’. Als beide akkoord zijn, wordt de zaak definitief aangemaakt en kunnen facturen hierop worden ingediend.

Vaste uurtarieven

Een tweede manier waarop Kennedy Van der Laan de kosten beheersbaar maakt is door vooraf vaste tarieven met de advocatenkantoren af te spreken. Alle facturen worden hier vervolgens op gecontroleerd. De tarieven kunnen onderling verschillen, afhankelijk van de senioriteit van de betreffende advocaat. Om er zeker van te zijn dat het om de juiste advocaat gaat, geven de aangesloten kantoren jaarlijks hun tarieven door. Zij uploaden hiervoor een Excel-bestand in het systeem, dat vervolgens door Kennedy Van der Laan of ‘het kledingmerk’ wordt goedgekeurd.

Excel icon

Rapportages

Niet alleen voor de advocaten is het een stuk overzichtelijker, ook voor klanten biedt de Finance Tracker voordelen. Door middel van rapportages kan de klant gemakkelijk terugzien wat er in het systeem gebeurt. Omdat bestanden als een Excel-bestand worden geëxporteerd, kunnen de gegevens worden gebruikt voor verdere bewerkingen. In de rapportages wordt onder andere meegenomen welke facturen er in een batch zitten, welke zaken hieraan zijn gekoppeld en informatie over deze facturen en zaken. Ook hoe lang een factuur in behandeling is geweest, is vanuit deze rapportage terug te lezen.

Finance Tracker notifications

Conclusie

Met de Finance Tracker heeft Kennedy Van der Laan een belangrijke tool in handen die hen helpt om hun dienstverlening naar haar klanten te ondersteunen. Omdat de tool geheel op maat is gemaakt, voldoet deze exact aan de wensen van Kennedy Van der Laan. Hierdoor verloopt het facturering- en betalingsproces bij de aangesloten klanten soepel, overzichtelijk en snel.

Fiannce Tracker mockup

Wij delen graag onze kennis!

Plan een gesprek in met een expert. Willemijn, Wim & Nienke staan voor je klaar.

Neem contact op